Archiviazione automatica stampe documenti per Web/e-ware
SIGLA® rende disponibile la funzione di archiviazione automatica delle stampe documenti, tramite la quale è possibile archiviare la copia in formato pdf di ogni documento generato e stampato.
Questa funzione si attiva dalla Configurazione, utilizzando l'opzione Arc. st. doc. per WEB++/e-ware++ (archiviazione automatica stampe documenti per WEB++/e-ware++) presente nel menù Applicazione/Magazzino, pagina Anagraf..
Una volta attivata, questa voce, consente, per ogni singolo documento stampato, di creare un file pdf con l'immagine della stampa stessa.
Il file così generato è registrato in una apposita cartella su server, il cui percorso è indicato in Configurazione (vedi figura 2) o nell'anagrafica clienti/fornitori per ogni singolo soggetto (vedi figura 3).
I file pdf così archiviati possono essere agevolmente consultati dall’ambiente di Revisione Documenti. In questo ambiente è possibile richiamare i singoli documenti di vendita emessi tramite una serie di criteri di ricerca che semplificano l'operazione. Dalla Revisione Documenti è inoltre possibile revisionarne i documenti, apportando le necessarie correzioni ai dati di testata, righe o piede.
Per semplificare la ricerca dei documenti di interesse, nella pagina Opzioni, è possibile utilizzare alcuni filtri per affinare la ricerca stessa, nell'esempio, fatture immediate. Premuto il tasto Esegui viene visualizzato l'elenco dei ducumenti che soddisfano i criteri di ricerca inseriti, è possibile adesso selezionare la riga del documento di cui vogliamo visualizzare il file pdf.
Notiamo che, nella pagina Spediz., in corrispondenza del documento, si accende un indicatore sul tasto PDF come mostrato in figura 5.
Premendo con il tasto destro del mouse tale bottone si visualizza la copia del documento tramite il visualizzatore di file pdf predefinito.
Premendo, invece, con il tasto sinistro del mouse il bottone allora è possibile allegare altri file al documento.
SIGLA® acquisisce le caratteristiche paperless mediante SIGLA Green Pack. Qui infatti vi è una specifica funzione denominata Raccoglitore Documenti che rende disponibile un semplice e personalizzabile ambiente di consultazione dei documenti in formato pdf.
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Per approfondire, vedi la voce SIGLA Green Pack. |
Questo ambiente può essere utilizzato come applicazione stand alone oppure attraverso un'interfaccia web. Infatti è disponibile un'estensione del modulo E-ware, che permette di consultare i documenti archiviati oltre che dai normali personal computer anche da tablet e smartphone.
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Per approfondire, vedi: SIGLA Green Pack. |
L’archiviazione in formato pdf con i metodi descritti costituisce il modo più immediato ed efficiente per ottenere la copia conforme di un documento emesso senza ricorrere all’archivio cartaceo.
Bibliografia
Voci correlate
Anagrafica clienti e fornitori
Configurazione
E-ware
Immagini aziendali
SIGLA Green Pack
