Gestione matricole

La merce può avere caratteristiche tali che per legge è obbligatorio procedere alla tracciabilità.
In questo caso è necessario, in qualsiasi momento, risalire a informazioni su dove si trova un certo articolo, da chi è stato acquistato e a chi è stato venduto. Inoltre può essere utile conoscere i documenti di carico/scarico relativi alla movimentazione di un articolo (ad esempio di una materia prima che dovrà subire lavorazioni) così da avere i dati necessari per gestire eventuali contratti di manutenzione o per controllare le date di garanzia, di scadenze o di revisione (per un macchinario).
SIGLA^® consente di associare al singolo articolo di magazzino un codice che lo identifica univocamente. Tale codice è detto matricola. La gestione matricole viene utilizzata nelle fasi di compilazione dei documenti di carico o scarico nel modulo acquisto/vendite: per ogni singolo pezzo della merce acquistata/venduta è possibile indicare una matricola nella riga-documento.

La matricola non ha una giacenza/consistenza, bensì trattandosi di un "pezzo unico" essa è contraddistinta dall'essere presente o assente in magazzino.
Pertanto l'articolo può essere scaricato se presente o caricato se non presente nel magazzino. SIGLA^®, infatti, segue la logica dell'esistenza nel magazzino; non è possibile, pertanto, né caricare (acquistare) una matricola già presente né scaricare (vendere) una matricola non presente in magazzino.

Per approfondire, vedi: Cap.16.0.0.:Gestione matricole.

Il transito della merce in un'azienda può essere schematicamente descritto nelle seguenti due fasi:

1) Acquisti.
In questa fase è indispensabile sapere:

• chi abbia fornito la merce (fornitore)
• l'articolo acquistato (descrizione e quantità della merce)
• data di entrata della merce in magazzino (data di ricevimento o data di registrazione)

2) Vendite.
In questa fase è indispensabile sapere:

• il cliente al quale è stata venduta la merce
• l'articolo (descrizione e quantità della merce venduta)
• data scadenza/deperibilità della merce (nel caso in cui questa sia deperibile)
• data consegna della merce.

Per rendere più agevole la gestione delle matricole, SIGLA^® mette a disposizione funzioni che consentono di conoscere quali sono le matricole presenti/assenti da magazzino in modo da poter selezionare le matricole opportune per il movimento in corso di definizione.
Lo scarico delle matricole in fase di vendita può essere effettuato con una selezione automatica tra le matricole presenti a magazzino e richiamabili dalla relativa anagrafica.

Per approfondire, vedi: Appendice: tracciabilità degli articoli.

Attivazione della gestione matricole

L'attivazione della gestione matricole avviene dal programma di Configurazione, dove l'utente può personalizzare questa funzione.

Figura 1: Configurazione/Applicazione/Matricole

Infatti, è possibile accendere o meno alcune opzioni come la data di garanzia, la data di manutenzione (che possono essere impostate come facoltative o come obbligatorie) e indicato l'ordine per la ricerca delle matricole (che è utile nella fase di immissione delle righe-documento).
L'opzione della scelta automatica matricole permette di guidare la ricerca del codice matricola per ogni riga-documento da inserire in un documento di scarico.
Qui SIGLA^® può emettere anche un messaggio di avvertimento qualora nel magazzino non vi siano le quantità sufficienti per la matricola da movimentare.
In tale finestra è possibile impostare anche la modalità di generazione automatica del codice matricola.
La generazione automatica definisce un codice matricola che può avere al massimo 10 caratteri, un prefisso (si può mettere un Numero bytes prefisso) e un progressivo che verrà aggiornato all'inserimento di un nuovo codice.
Successivamente all'attivazione della gestione matricole è necessario creare, nel caso che non sia ancora stato fatto, le causali di magazzino (nella tabelle Causali Magazzino dell'applicativo). Le causali di magazzino utilizzate per l'immissione/revisione dei movimenti a matricola, non avranno nulla di diverso da quelle utilizzate per gestire i movimenti ordinari.

Qualora l'azienda abbia già eseguito e registrato movimenti per gli articoli a matricola, pur non avendo fatto l'attivazione, è necessario definire quali matricole sono presenti in magazzino, questo può essere fatto attraverso l'immissione di un documento di carico in cui si andrà a definire per ogni articolo gestito a matricole il dettaglio delle matricole già presenti in magazzino. Il movimento così definito diviene a tutti gli effetti un movimento di carico iniziale delle matricole. Per effettuare questa specifica operazione è possibile utilizzare una procedura di utilità presente in Configurazione, la funzione di Attivazione Matricole, nel menù Servizi.

Attivazione di un articolo gestito a matricola

L'articolo gestito con le matricole prevede l'attivazione della corrispondente opzione all'interno della propria anagrafica. In seguito a questa azione ogni riga-documento immessa per l'articolo dovrà riportare il codice o i codici matricola movimentati.
L'operatore può arricchire, in base alle esigenze aziendali, le informazioni inerenti la coppia articolo/matricola: può infatti compilare i campi della pagina Matric. riportando le date inizio e fine della garanzia e della manutenzione.

L'articolo gestito a matricola non può essere gestito né a lotti né a taglie e viceversa.

L'immissione e la revisione dei movimenti degli articoli gestiti a matricola avviene solo mediante la gestione documenti.

Creazione di un codice matricola

Il codice matricola può essere creato e revisionato solo accedendo alla gestione documenti di SIGLA^®. In tale ambiente è necessario procedere alla definizione appropriata del tipo documento per il carico e lo scarico della matricola.

Anagrafica matricole

L'anagrafica delle matricole rappresenta un ambiente di visualizzazione e di revisione per le matricole che sono già state create durante l'inserimento dei documenti di carico/scarico.
All'interno dell'anagrafica matricole, il codice matricola non è la chiave univoca con cui è possibile accedere alla tabella matricola. Occorre infatti guardare alla coppia articolo/matricola (analogamente, per i lotti, la chiave univoca è costituita dalla terna articolo/lotto/fornitore).

Ad esempio, supponendo di gestire l'articolo telefonino possono esistere svariate matricole tutte riferite allo stesso articolo telefonino; inoltre gli stessi codici matricola possono riferirsi ad altri tipo di articoli (per esempio, lettori DVD).

Il codice matricola può essere inserito manualmente dall'anagrafica matricola. Quindi è possibile anche inserire nuove matricole se si decide di non attivare la funzione di Generazione automatica delle matricole in Configurazione.
Le finestre di questa anagrafica possono essere aperte in fase di immissione di un tipo documento per registrare il movimento di carico e quindi in corrispondenza viene registrato il codice matricola.
Può essere seguita la modalità operativa di tipo automatico, abilitando l'opzione Generazione automatica codice matricola.
In questo caso è possibile riempire il campo Matricola della riga-documento e in seguito registrare il documento. Anche la matricola sarà memorizzata nella corrispondente anagrafica.
L'accesso all'anagrafica delle matricole può avvenire in modo diretto per eseguire la modifica dei dati oppure in fase di revisione di una riga-documento.

Per approfondire, vedi: Cap.02 paragrafo 2.4.5. Impostazione gestione matricole.

Revisione dei movimenti a matricola

L'unica manovra possibile sui movimenti a matricola pregressi è la rimozione della riga del documento (ordine o bolla), in modo da togliere anche il movimento a matricola.
Qualora l'articolo sia stato gestito inizialmente senza l'indicazione della matricola, i relativi movimenti non potranno più essere modificati a seguito dell'attivazione della gestione matricole.

START non consente la gestione né di lotti, né di ubicazioni, né delle matricole.

Stampe e report di controllo per matricola

SIGLA^® nel menù Magazzino/Matricole prevede alcune stampe che hanno ad oggetto le matricole.

• Visualizzazione movimenti matricola: si tratta di una verifica a video, che può essere anche stampata, che si mette in evidenza i movimenti di carico (contrassegnati di colore blu) e scarico (riportati in colore rosso) dell'articolo gestito a matricola.
  Da tale finestra è possibile anche accedere a quella per la revisione del movimento/documento di magazzino.
• Stampa elenco matricole: consente di visionare tutte le matricole legate ad un certo articolo e se le stesse sono presenti o meno nel magazzino.
• Stampa elenco movimenti per matricole: è possibile verificare la movimentazione di carico/scarico delle matricole (esempio, se una matricola è rientrata nel magazzino, come reso in garanzia da un determinato cliente) per cliente/articolo/data.

Stampa documenti con campo matricola

E' possibile stampare un documento di acquisto/vendita con la voce di una o varie matricole, associate al singolo articolo di magazzino, configurando gli opportuni campi nel disegno del modello da stampare.

In SIGLA^® è possibile riportare nel fincato con la voce matricole oppure configurare il campo Dati Matricole Cumulati se la gestione matricole è stata attivata.

Figura 1: Stampa grafica fattura con campo Matricole

Per approfondire, vedi: Cap.19.0.0.: Gestione grafica delle stampe.

Per i dettagli vedi la voce Configurazione moduli di stampa.

Immissione articolo gestito a matricole

E' possibile comprendere il funzionamento di un articolo gestito a matricole attraverso alcuni Esempi di immissione documenti di carico e di scarico.

Bibliografia

• Etichetta: tracciabilità e rintracciabilità dei prodotti alimentari

Voci correlate

Anagrafica articoli
Causale di magazzino
Configurazione
Consistenza
Gestione documenti
Giacenza
Gestione lotti
Gestione ubicazioni
Movimenti/documenti di magazzino
Tipi documento

Portale Acquisti e vendite

Portale Magazzino