Gestione ubicazioni

La gestione del magazzino può essere arricchita dall'utilizzo delle ubicazioni, che ha l'effetto di migliorare la logistica.
Attraverso le informazione delle ubicazioni (le coordinate logistiche per il magazzino) l'azienda avrà a disposizione i dettagli sulla collocazione delle merci e quindi potrà migliorare l'aspetto organizzativo e logistico di magazzino, con riduzione dei costi e maggiore efficienza.
Avere una definizione precisa degli spazi di magazzino, nei quali poter disporre la merce, migliora l'efficienza della gestione del magazzino. Permette di ottimizzare la parte economica e ridurre i tempi di reperimento della merce sia in entrata che in uscita.
La collocazione appropriata degli articoli negli scaffali o nelle varie stanze (o locali) del magazzino, ad esempio, seguendo il criterio dell'indice di rotazione degli articoli, permette di agevolare le operazioni di inserimento (entrata) e di prelievo (uscita); consente all'azienda di ridurre gli spazi inutilizzati ed i tempi di accesso e quindi i relativi costi.
SIGLA^® offre all'utente una gestione delle ubicazioni semplice da utilizzare ed efficiente. Tale gestione permette di definire non solo le ubicazioni per il magazzino aziendale, ma anche le categorie merceologiche dei prodotti, da collocare in dette ubicazioni. Sono disponibili alcuni automatismi che hanno impatto operativo nella gestione di documenti e nell'immissione movimenti di magazzino.

La gestione delle ubicazioni è attivabile solo per SIGLA® non per START®.

Attivazione della gestione ubicazioni

La gestione delle ubicazioni in SIGLA^® è attivabile e personalizzabile dal programma di Configurazione dalla voce Applicazione/Magazzino/Ubicaz.
All'interno di questa finestra sono presenti due opzioni, che l'utente può attivare a discrezione.

Figura 1: Attivazione gestione ubicazione

Giacenze per Ubicazione permette di attivare la gestione per la valorizzazione delle giacenze per ubicazioni, con i correlati automatismi all'interno degli ambienti di gestione documenti, del magazzino per i movimenti e per la generazione dell'inventario. E' possibile disporre e aggiornare il valore della giacenza suddivisa per singola ubicazione.
L'altra opzione Tabella Ubicazioni ha una valenza di tipo puramente informativo, infatti è disponibile la tabella e l'anagrafica per le ubicazioni, inoltre l'utente ha la possibilità di indicare il codice ubicazione all'interno dell'anagrafica degli articoli di magazzino. Questo dato sarà riportato in alcune stampe del modulo di magazzino (ad esempio nella stampa situazioni) e non avrà alcuna influenza su aspetti operativi del gestionale.
Nella maschera dell'attivazione, si imposta il numero delle coordinate, si definiscono i livelli inferiori e gli attributi del magazzino, ad esempio, se il magazzino ha tre piani, nei quali sono presenti alcuni scaffali e ciascuno di questi è diviso mediante corridoi, ecc. Questi dati sono necessari per la codifica delle ubicazioni.

Qualora si decida di gestire le giacenze per ubicazioni su un esercizio già iniziato (per il quale sono già stati immessi dei movimenti/documenti di magazzino), allora è necessario eseguire la procedura di Attivazione Ubicazioni dalla voce Configurazione/Servizi.
Per procedere all'attivazione è possibile distinguere due casi:

• Caso in cui non vi siano movimenti di magazzino né documenti relativi ad articoli/magazzini gestiti ad ubicazione. In tale fattispecie sarà sufficiente definire le anagrafiche del magazzino vedi figura 3, quella degli articoli vedi figura 2 per i quali sarà richiesto il "codice ubicazione" e codificare le ubicazioni (nella relativa tabelle e nell'anagrafica).
• Caso in cui vi siano movimenti di magazzino e documenti relativi ad articoli/magazzini gestiti ad ubicazione. In questo caso sarà necessario indicare a quali ubicazioni attribuire la giacenza di magazzino generata dai movimenti/documenti già immessi. Quest'operazione richiede di eseguire le seguenti fasi:

• • Ricalcolo saldi di magazzino (nella voce Configurazione/Servizi) per aggiornare le giacenze.

Per i dettagli vedi la voce Ricalcolo Saldi.

• • Rilevazione delle giacenze per l'articolo/magazzino attraverso le opportune stampe del modulo magazzino.

Per i dettagli vedi la voce Gli strumenti del modulo magazzino.

• • Creazione di due causali di magazzino una di decremento (Altri scarichi) e una di incremento (Altri carichi) delle giacenze a quantità.

Per i dettagli vedi la voce Giacenza e causali di magazzino.

• • Immissione dei movimenti di magazzino per azzerare la giacenza dei vari articoli utilizzando le causali definite nel punto precedente.

• • Immissione di documenti/movimenti di magazzino per ripartire la giacenza, azzerata nel punto precedente, sulle varie ubicazioni oppure creazione di un inventario per ubicazione allo scopo di raggiungere lo stesso risultato.

I movimenti precedenti all'attivazione delle ubicazioni (compresi i movimenti che azzerano la giacenza eseguiti al momento dell'attivazione) non possono essere modificati.

Se sono presenti movimenti con articoli gestiti a ubicazioni, non è possibile disattivare la gestione ubicazioni, quindi spegnere le opzioni di Configurazione. Occorre prima procedere alla cancellazione dei movimenti di carico/scarico delle ubicazioni immessi in precedenza.

Codice ubicazione

L'ubicazione è identificata da un codice che può essere creato in modo manuale compilando la tabella Ubicazioni (menù Tabel/Tabelle Magazzino/Documenti), dove è necessario digitare codice e descrizione della singola ubicazione e riportare anche il codice magazzino gestito ad ubicazioni.

Figura 2: Tabella Ubicazioni

Nella pagina Opzioni della tabella è possibile definire l'intervallo di articoli che sono collocati nella stessa ubicazione (le cui coordinate sono impostate nella pagina Generali). Qui è possibile attivare il blocco ai movimenti di carico e/o di scarico. Se le opzioni sono attivate, non è possibile procedere alla registrazione del movimento/documento; il programma rilascia un messaggio di avvertimento di tipo bloccante.

Il magazzino è stato definito per ubicazioni accendendo la voce Ubicaz. S/N all'interno della Tabella Magazzini

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Figura 3: Tabella Magazzini

SIGLA^® consente di gestire le ubicazioni per i singoli magazzini, attivando la funzione ubicazioni nella tabella per ogni codice di magazzino; in tal modo è maggiore la flessibilità nella gestione del magazzino.

Dopo aver attivato la funzione ubicazione per i magazzini richiesti, le ubicazioni devono essere registrate per tutti i movimenti/documenti di entrate e di uscite di magazzino in quei magazzini.

La generazione del codice ubicazione può avvenire in modo automatico mediante il comando di generazione automatica presente nel menù Configurazione/Servizi.

Figura 4: Generazione automatica ubicazioni

In questo ambiente l'utente può procedere alla composizione del tipo di codice, inserendo le informazioni necessarie per individuare univocamente l'ubicazione nel relativo magazzino, ovvero le dimensioni come Piano, Scaffale, ecc. Le unità di spazio del magazzino sono già state definite alla voce di menù Applicazione/Magazzino/Ubicaz. Nella fase di definizione del codice si possono inserire i dati per la caratterizzazione degli attributi, quale numero del piano, dello scaffale, della fila nel corridoio.

Per approfondire, vedi: Appendice A08: Lotti Ubicazioni.

Premendo il bottone Esegui, viene generato il codice secondo i criteri immessi.
Nel momento in cui si definisce l'anagrafica dell'articolo, si può associare il codice dell'ubicazione che è stata generata in automatico dal programma.

Automatismi per la gestione delle ubicazioni

In SIGLA^® sono disponibili alcuni ambienti in cui è possibile immettere le informazioni relative al codice ubicazione, pur operando attraverso finestre operative come, ad esempio, l'immissione movimenti di magazzino, dei documenti e quelli di produzione.
Queste informazioni sono immesse nell'anagrafica degli articoli di magazzino e nella Tabella Magazzini (vedi figura 3).

Figura 5: Anagrafica Articoli - opzione Ubicazioni

Nella pagina Pag N.3 della stessa anagrafica dell'articolo può essere definita l'ubicazione di default per i vari magazzini. In questo modo selezionando il codice articolo all'interno di un documento verrà proposto in automatico il codice ubicazione che è stato immesso in anagrafica. Immettendo i dati in tale maschera, il programma aggiorna l'anagrafica Ubicazioni di default in modo automatico.

Figura 6: Anagrafica Ubicazioni di default

Nella stessa pagina potrà anche essere impostata l'ubicazione da utilizzare nella gestione della produzione in fase di generazione dei relativi movimenti.

Per i dettagli vedi la voce Anagrafica Articoli/Pagina 3.

Per la gestione della produzione è possibile impostare un ulteriore valore all'interno della Tabella Magazzini.
Se nell'anagrafica degli articoli non è stato riempito il campo con il codice ubicazione da utilizzare, allora nella creazione dei movimenti di produzione verrà utilizzata l'ubicazione immessa su tale tabella.

Giacenza per ubicazione

Gli articoli gestiti a ubicazioni possono essere movimentati mediante l'immissione di movimenti di magazzino e dei documenti come bolle di carico, ordini fornitori e clienti e bolle di scarico.
Per ogni singolo movimento/documento immesso e salvato SIGLA^® provvede a registrare un dato all'interno della tabella delle giacenze, ovvero tiene traccia delle variazioni generate attraverso i movimenti/documenti. L'utente ha così a disposizione una visione aggiornata delle quantità presenti a magazzino di ciascun articolo, collocato in una certa ubicazione.

La giacenza di un articolo ad ubicazione è continua.

Il valore della giacenza non dipende dall'esercizio di posizionamento, pertanto non è necessario eseguire i movimenti di apertura di magazzino, per avere un valore aggiornato in tempo reale.
E' possibile avere la visualizzaione della giacenza sia suddivisa per ubicazione sia quella totale, e in questo caso occorre eseguire la procedura di apertura di magazzino.

E' necessario che la somma delle giacenze ad ubicazioni per un certo articolo in un certo magazzino coincida con la giacenza di quell'articolo sullo stesso magazzino per l'ultimo esercizio aperto.
Se siamo nella situazione di sovrapposizione d'esercizio si deve sommare anche la giacenza dell'esercizio successivo che sarà "non aperto" e "non chiuso".

La giacenza di un articolo a ubicazioni su un magazzino ad ubicazioni è uguale alla somma di tutte le giacenze ad ubicazione di quell'articolo per quel magazzino.

Per facilitare il lavoro dell'utente durante la fase di immissione movimenti/documenti di magazzino SIGLA^® consente di visualizzare le giacenze suddivise per ubicazione in fase di ricerca sul codice ubicazione utilizzando il criterio Ubicazione movimentate. In tal modo l'operatore può selezionare l'ubicazione opportuna.
Una visione più completa della situazione delle giacenze per ubicazioni di un determinato articolo può essere ottenuta utilizzando la funzionalità di interrogazione giacenze per ubicazioni, che mostra in una sola schermata tutte le informazioni relative alla distribuzione dei vari pezzi dell'articolo sulle varie ubicazioni.

Stampa situazioni di magazzino ad ubicazione

La stampa situazioni giacenze, presente nel menù Magazzino (Maga), riporta le giacenze generali di un articolo su tutti i magazzini gestiti, a loro volta, ad ubicazione e non vi è il riferimento all'esercizio contabile.
Se l'esercizio in questione è "non aperto" per avere un valore corretto della giacenza dell'articolo ad ubicazione è necessario sommare anche la giacenza dell'esercizio precedente (sovrapposizione di esercizio).

Per i dettagli vedi la voce Definizione Esercizio Aperto e Esercizio Chiuso.

La stampa situazione di magazzino visualizza il contenuto della tabella giacenze (dell'archivio dati) nell'ultimo esercizio aperto.

Le quantità mostrate da questa stampa possono essere utilizzate nelle fasi di apertura di magazzino per poi procedere all'attivazione delle ubicazioni.
Infatti prima di eseguire tale operazione, è necessario verificare i valori della giacenza degli articoli ad ubicazione dell'anno precedente e dopo l'apertura. Attraverso le due stampe è possibile controllare se compaiono le stesse quantità per l'anno successivo.

Infatti, un articolo movimentato aggiorna le giacenze per ogni esercizio e per ogni magazzino movimentato ad ubicazione.

Per approfondire, vedi la voce Stampa situazione.

Movimenti di magazzino a ubicazione

Gli articoli ad ubicazione possono essere movimentati attraverso la gestione di magazzino e la gestione documenti.
In fase di immissione di un movimento di magazzino per ogni articolo inserito è necessario indicare il relativo codice di ubicazione, pertanto si crea l'associazione articolo-ubicazione.
Nel caso sia stata attivata la gestione dei magazzini multipli, l'associazione riguarda la terna magazzino-articolo-ubicazione.

Figura 7: Immissione movimento di scarico del magazzino

Successivamente all'immissione del movimento di magazzino, SIGLA^® provvede ad aggiornare le giacenze sia totali che quelle ad ubicazioni dell'articolo.
Il programma può rilasciare un messaggio, ove necessario, segnalando che la quantità della giacenza non è sufficiente per poter eseguire l'operazione (ad esempio, non vi è una quantità di merce tale per effettuare lo scarico di magazzino di una certa ubicazione).

Figura 8: Messaggio di avvertimento

Gestione documenti con articoli a ubicazioni

L'indicazione del codice di ubicazione per un articolo gestito ad ubicazioni viene riportata nei documenti di carico ed in quelli di scarico, nella pagina Righe1, dove si procede all'inserimento delle righe-articolo e dove è presente il campo Ubicazione.

Durante la registrazione di un documento di carico/scarico (come bolla o ddt o fattura), il programma può collocare automaticamente gli articoli nelle ubicazioni definite nell'anagrafica (il relativo campo risulta compilato), ma è possibile attribuire manualmente gli articoli alle ubicazioni, attraverso la ricerca.
Analogamente per un documento di tipo ordine l'ubicazione viene indicata nella finestra di evasione delle righe dell'ordine e verrà riportata sul documento di evasione dell'ordine (bolla e/o fattura).
SIGLA^® provvederà ad aggiornare le giacenze in accordo alle quantità indicate nel documento inserito.

Figura 9:Righe dell'ordine in evasione

Se nella pagina Opzioni della tabella Ubicazioni è stata attivata l'opzione Blocco carico, in immissione della riga-articolo il programma non permette di proseguire nella registrazione.

Figura 10: Messaggio di Blocco per il carico

Inventario ad ubicazioni

Per gli articoli gestiti ad ubicazione si può verificare uno scostamento delle giacenze reali da quelle riportate dalla procedura informatica.
Si rende pertanto necessario immettere movimenti di rettifica per questi articoli.
Affinché le giacenze ad ubicazione siano uguali alle quantità rilevate in magazzino sarà necessario rettificarle (allo stesso modo di quanto avviene per le giacenze ordinarie).
Per far questo in SIGLA^® l'utente può eseguire la procedura di gestione degli inventari per ubicazioni.
La giacenza determinata nell'inventario viene calcolata fino ad una certa data, ovvero la data della creazione dell'inventario stesso.
I movimenti di inventario per ubicazione distribuiscano le varie giacenze sulle singole ubicazioni dei magazzini gestiti ad ubicazione e le eventuali giacenze residue sui magazzini senza ubicazione.

Esempio degli aspetti della gestione ubicazioni

Gli articoli gestiti con le ubicazioni possono essere impiegati all'interno della gestione dei documenti. Possiamo osservare un esempio di gestione delle ubicazioni.

Voci correlate

Causali di magazzino
Configurazione
Gestione magazzino
Gestione documenti
Gestione della produzione
Giacenza
Magazzini multipli
Movimento di magazzino
Inventario
Inventario ad ubicazione

Portale Magazzino