Messa in conservazione documenti

Introduzione

Dalla Configurazione di SIGLA^®, menu Fatt.Elett.Pro è possibile avviare l’ambiente di messa in conservazione a Var Hub delle fatture attive e passive registrate in FEP.
Si precisa che la messa in conservazione è una funzione disponibile solo per le installazioni configurate per inviare e ricevere i documenti via PEC e che hanno un contratto con Var Hub per il servizio di sola conservazione.

Figura 1:messa in conservazione documenti

Prerequisiti

La procedura di messa in conservazione prevede l’utilizzo della Procedura di invio/ricezione di Var Hub, FE-in-out, versione 2.7 e/o successive.
FE-in-out deve essere configurato per la gestione della messa in conservazione e si rimanda all' apposita documentazione del prodotto Manuale_import_export_conse.pdf, disponibile nell'area riservata del sito Deltaphi.

Funzionamento e passaggi operativi

Attraverso la funzione di messa in conservazione, FEP prepara un pacchetto con i documenti selezionati dall’utente, aggiungendo le eventuali notifiche associate e lo rende disponibile a FE-in-out per il trasferimento a Var Hub.
Var Hub verifica la validità dei dati ricevuti e rende disponibile una prima risposta, ossia se il pacchetto dei documenti è stato accettato oppure no.
Nel caso di accettazione e con i tempi tecnici necessari, i documenti saranno messi in conservazione.
Successivamente Var hub rilascerà una seconda risposta con la data effettiva di messa in conservazione.
Nel caso invece di non accettazione del pacchetto, nel caso che l’errore sia legato ad un singolo documento sia a più di uno, lo scarto è sempre totale e pertanto riguarderà tutti i documenti appartenenti a quell’invio.

Per inviare a Var Hub un blocco di documenti da mettere in conservazione, si accede alla finestra operativa e si seleziona l’opzione Tipo documenti per la selezione tra fatture di vendita e fatture di acquisto. L' invio dei documenti attivi infatti deve essere eseguito separatamente da quello dei documenti passivi.
La selezione può avvenire per uno specifico arco temporale, che si riferisce a:

• alla data emissione in caso di documenti attivi
  
• alla data ricezione in caso di documenti passivi
  

E’ consigliabile inviare in conservazione periodi non superiori ai tre mesi per singola richiesta per evitare l'invio a Var Hub di pacchetti con dimensione superiore a 150 Mb

.

Se si abilita l’opzione Stampa di prova lista doc. selezionati si ottiene il report dei documenti che sarebbero messi in conservazione con i parametri inseriti dall'utente.
L’opzione Messa in conservazione esegue invece la vera e propria messa in conservazione e al termine dell’operazione viene visualizzato un report con la lista dei documenti inclusi nel pacchetto inviato in conservazione.

FEP esegue il controllo sulla dimensione del file compresso generato e se risulta maggiore di 150 Mb, visualizza un messaggio di avviso e interrompe l’operazione.

Cruscotto invii a conservazione

Da questa finestra operativa, presente sempre nel menu di Configurazione Fatt. Elett. Pro', è possibile verificare:

• lo stato dell’invio in conservazione dei pacchetti
• i documenti inseriti nelle singole trasmissioni
• ricevere le notifiche di Var Hub
• eseguire il reinvio dei pacchetti scartati

Figura 2:cruscotto riepilogo messa in conservazione

Vediamo nel dettaglio le funzioni disponibili:

• Info visualizza le informazioni di versione di FEP.
  
• Visul. lista doc. inviati permette la visualizzazione del report contenente la lista dei documenti inviati, comprese le notifiche ad essi associate
  
• Visual. errori validazione VH permette di visionare il dettaglio degli errori da validazione dei pacchetti da parte di Var Hub. Questa funzione può essere applicata solo ai pacchetti scartati da Var Hub (Stato rosso).
  
• Reinvia pacchetto consente di eseguire un nuovo invio del pacchetto selezionato. Con questa funzione si procede alla creazione di un pacchetto nuovo, reperendo i documenti con gli stessi criteri di selezione dell’originale, con lo stesso nome ed identificativo del precedente. Questo comporta che nella griglia sarà visibile sempre una sola riga per invio. Solo nei backup, se abilitati, si avranno più file per lo stesso invio. Questa funzione può essere applicata solo ai pacchetti scartati da Var Hub (Stato rosso).
  
• Ricevi esiti da Var Hub permette l’elaborazione dei pacchetti di esito ricevuti da Var Hub, ed in base a questi, procede ad aggiornare lo stato dell’invio.
  
• Aggiorna griglia esegue l’aggiornamento dei dati visualizzati nella griglia dei dati. Alla pressione del bottone vengono applicati i filtri impostati al momento dell’esecuzione della funzione.
  
• Legenda fornisce la descrizione dei vari stati che può assumere l’invio
  
• Applica filtro esegue l’aggiornamento dei dati presenti nella griglia in base ai filtri di selezione immessi
  
• Rimuovi filtro provvede a rimuovere i filtri precedentemente immessi e ad aggiornare le griglia di visualizzazione
  
• Da data permette di impostare la data iniziale di ricerca dei pacchetti spediti
  
• A data permette di impostare la data finale di ricerca dei pacchetti spediti
  

Per approfondire, vedi la voce FEP.

Bibliografia

• Fattura elettronica e corrispettivi
• Il Sistema di Interscambio

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