Prima nota generale
La contabilità generale anche detta ordinaria è il sistema di rilevazione e di registrazione dei fatti esterni di gestione, effettivamente accertati. Questo sistema viene tenuto con il metodo della partita doppia, seguendo precise norme del Codice Civile, norme fiscali e la IV Direttiva CEE.
I fatti di gestione aziendali sono i movimenti economici che vengono registrati nella Prima Nota.
L'unità elementare di ogni registrazione è la singola imputazione composta da: voce contabile di riferimento, descrizione del fatto, importo, segno o collocazione nelle sezioni Dare o Avere della partita doppia.
Questo è l'insieme minimo di ogni registrazione di Prima Nota, costituita da almeno due imputazioni, una in dare e una in avere.
Condizione imprescindibile (anche qualora le imputazioni siano solo due o più di due), è che il totale Dare e il totale Avere siano sempre uguali; in questi casi si dice che la Prima Nota è "quadrata".
SIGLA® mette a disposizione dell’operatore un ambiente semplice e intuitivo per registrare nel menù Contabilità i movimenti di Prima Nota generale indipendentemente da quanti siano i valori di Dare e di Avere, che compongono la scrittura contabile.
Le caratteristiche principali di questa funzione sono:
- Inserimento veloce delle registrazioni contabili.
- Ricerca e revisione immediata delle registrazioni inserite.
- Stampa dei movimenti contabili, del Bilancio, delle Schede Contabili, del Piano dei Conti, del Giornale contabile.
La singola registrazione viene guidata dalla causale contabile, che viene richiesta nella prima schermata di immissione assieme alle date di competenza e di registrazione. In base al tipo di causale viene determinato anche il tipo di registrazione, che può essere di tipo generale come pagamento, abbuono, giroconto, ecc oppure di tipo IVA, ad esempio una fattura di acquisto).
Indice
Esempi di registrazioni contabili in Prima Nota generale
Vediamo adesso un esempio di immissione di una scrittura contabile nella contabilità generale di SIGLA®.
Il primo passo è impostare adeguatamente le causali contabili.
Utilizziamo adesso la causale appositamente creata per inserire un movimento di contabilità generale del tipo pagamento in contanti. La causale viene digitata nel campo corrispondente oppure selezionata dalla ricerca all'interno della prima pagina di Immissione Prima Nota.
Trattandosi di una registrazione di contabilità generale la parte IVA non è in quest’ambito rilevante, SIGLA® di conseguenza non propone né la pagina né i campi relativi.
Il tasto Esegui permette l'accesso all'ambiente applicativo di immissione Prima Nota generale.
Nel campo D, che indica il sottoconto Dare, si immette il codice del fornitore, che nel caso in questione si suppone abbia il valore F0000001.
Nel campo A, che indica il sottoconto Avere, si immette il codice del sottoconto abilitato alla cassa che nel caso in questione si suppone sia nominato CASSA.
Il sottoconto può essere inserito o selezionato tramite la ricerca e che la decodifica del codice sottoconto mostra il relativo saldo contabile attuale (vedi figura 5)
La pressione del tasto Aggiungi conferma l’immissione.
Il tasto Salva permette di registrare l’evento contabile aggiornando i saldi e la scheda dei sottoconti inseriti e quindi movimentati.
I movimenti sono registrabili se il campo Saldo vale zero. Questo significa che la somma degli importi in Dare, considerati positivi, e degli importi in Avere, considerati negativi, vale zero. Questa somma è detta quadratura.
Se la quadratura vale zero, la registrazione contabile si dice quadrata.
La data di registrazione determina la cronologia e quindi l'ordine cui i movimenti contabili sono stampati sul giornale contabile. La data di competenza determina l'esercizio contabile e quindi il bilancio nel quale i movimenti sono compresi.
Alla registrazione il programma controlla la quadratura dare/avere:
- a parità di data registrazione
- a parità di esercizio di competenza
Mostriamo un ulteriore esempio inerente la scrittura contabile di un pagamento per contanti di 121,50 Euro ad un fornitore con abbuono di 0,50 Euro.
La scrittura è un "articolo contabile composto" da più righe e può essere sintetizzato con lo schema seguente:
| Conto | Dare | Avere |
| Fornitore | 121,50 | |
| Abbuoni attivi | 0,50 | |
| Cassa Contanti | 121,00 |
In questo caso si immette un sottoconto alla volta poiché ogni movimento contabile ha un importo diverso.
La descrizione aggiuntiva (nel campo Des.) non risulta “pulita” dopo l’immissione del primo sottoconto.
Questo permette di “copiarla” nella registrazione del successivo sottoconto movimentato. Il campo Saldo vale 121,50 Euro e indica che l’articolo contabile non è quadrato.
La procedura impedisce quindi la registrazione tramite il tasto Salva.
Una volta immesse tutte le voci in Dare (campo D) e quelle in Avere (campo A) cosicché il Saldo diventa uguale a zero: la registrazione può essere allora confermata con il tasto Salva.
Registrazioni periodiche
In SIGLA® è possibile creare dei modelli di registrazione che possono essere utilizzati per i movimenti contabili che si ripetono con una certa frequenza nel tempo (giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale, annuale) durante la vita aziendale.
Si tratta di immettere un movimento contabile e di registrarlo con l'opzione di modello ed inserire una precisa descrizione.
Al salvataggio di un modello periodico viene inserito, in una apposita tabella, un avviso, che riporta la prima data in cui il movimento contabile, sintetizzato nel modello, dovrà essere registrato.
Gli avvisi rimangono memorizzati per essere mostrati, in modo automatico, fino al raggiungimento della scadenza.
Alla scadenza dell’avviso, calcolata tramite il confronto fra la data di registrazione e la data di sistema del PC, SIGLA® mostra la registrazione da eseguire.
Viene aperto un ambiente operativo, dove l'utente può dare conferma della presa visione immediatamente o rimandare, ad un momento successivo, la presa visione.
La mancata presa visione non cancella le scritture, le mantiene come registrazioni mostrate all'interno dell'"elenco delle cose da fare[1]".
Se è attiva la gestione utenti i modelli periodici e i relativi avvisi vengono attribuiti all'utente che li ha immessi. Pertanto SIGLA® mostra ad ogni utente, in modo separato gli uni dagli altri, i propri avvisi.
Gli avvisi possono essere comunque gestiti anche da un utente diverso purché abbia attivo uno specifico diritto di supervisione.
Creazione di un modello di registrazione
Attraverso l'esempio di modello di registrazione periodica è possibile comprendere il funzionamento e l'utilità di tale applicazione contabile in SIGLA®.
Note
- ↑ Le registrazioni in attesa sono prese in esame dall’analisi dei flussi di cassa se determinano entrate/uscite.
Bibliografia
Voci correlate
Analisi dei flussi di cassa
Causale contabile
Movimenti contabili
Gestione utenti
Giornale contabile
Piano dei Conti
Schede Contabili
