Gestione insoluti
La gestione degli insoluti è un aspetto rilevante per l'attività aziendale.
Nel caso in cui il titolo di credito (Ri.Ba., Ricevute bancarie, Tratte, ecc) presentato in banca alla scadenza non vada "a buon fine" ovvero non venga pagato dal cliente, nasce l'esigenza di effettuare alcune registrazioni contabili per rappresentare il credito insoluto[1].
L'azienda per gestire al meglio i suoi rapporti commerciali deve individuare le imprese insolventi, determinare il grado di criticità dell’insoluto, scrivere alle aziende morose un sollecito a saldare il debito o, nei casi più gravi, intimarne il pagamento con l'avvio di pratiche legali.
Può, inoltre, essere necessario valutare statisticamente l'insieme degli insoluti bancari per stimare i costi di gestione e l'affidabilità dei propri clienti. L'obiettivo è ridurre al minimo i crediti inesigibili in modo tale da evitare perdite finanziarie, verificando le posizioni creditorie ancora aperte, cercando di recuperare il possibile attraverso nuovi accordi.
Il modulo contabile di SIGLA® è integrato con funzioni specifiche della gestione insoluti[2].
L'utente può eseguire la registrazione contabile di un insoluto in modo manuale dal menù Immissione Prima Nota generale o in modo automatico dalla funzione Saldaconto.
Inoltre, può procedere al sollecito dell'effetto insoluto eseguendo la stampa delle lettere di sollecito pagamento per gli insoluti da inviare anche per e-mail o via fax, può emettere effetti con nuove scadenze per il pagamento (in acconto o saldo) dell'insoluto ed emettere delle fatture per interessi di mora, in relazione alle procedure regolate dalla legge sul ritardo nei pagamenti.
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Per approfondire, vedi la voce Stampa lettere di sollecito per insoluti. |
SIGLA® prevede alcune stampe a carattere statistico di supporto all'azienda, come:
- la stampa Lista insoluti per Cliente/Agente che è personalizzabile in base alle opzioni attivabili. La procedura permette di selezionare solo gli insoluti da saldare (cioè quelli che ancora non sono stati pagati).
e anche
- la stampa Riepilogo Insoluti, che presenta una lista dei clienti classificati per grado di solvibilità.
Indice
Attivazione del modulo gestione insoluti
La gestione degli insoluti richiede la compilazione della tabella presente nella pagina Insoluti del programma di Configurazione alla voce Applicazione/Dati Standard#2.
Occorre creare alcune causali contabili che aiutano l'operatore nell'inserimento della scrittura contabile dell'insoluto con i relativi automatismi.
Per tale causale a è necessario nella pagina Opzioni attivare la voce Insoluto.
E' opportuno definire anche altre causali per la registrazione:
- delle spese bancarie: l'effetto è stato presentato in banca attraverso una distinta (operando dalle funzione di destinazione portafoglio attivo e gestione distinte) e non è stato pagato. La banca stessa ha provveduto ad inviare comunicazione dell'avvenuto insoluto. Da questi aspetti scaturiscono oneri bancari che possono essere addebitati all'azienda o al cliente moroso.
- per il pagamento a saldo o in acconto della fattura insoluta: a chiusura del credito insoluto può essere emesso un effetto a saldo o più effetti con nuove scadenze. Inoltre è possibile provvedere al saldo dell'insoluto in un unica soluzione oppure con acconti.
Tali causali vengono inserite impostate in Configurazione e rendono possibili gli automatismi durante la registrazione delle scritture contabili.
In questa finestra possono essere immessi inoltre i dati per il calcolo degli interessi di mora, qualora sia stata attivata l'analoga funzione, con la definizione del tasso BCE o personalizzato, l'importo minimo, i sottoconti da utilizzare per l'addebito delle voci contabili, ecc.
Registrazione degli insoluti dalla funzione Saldaconto
Gli insoluti si registrano in modo automatico dalla funzione del Saldaconto accessibile nel menù Cont dalla voce Visualizzazione Schede Contabili tramite l'opzione Partite Aperte o nell'ambiente di prima nota generale dalla pagina Saldac. utilizando la selezione a partite.
Per procedere alla registrazione da saldaconto è necessario selezionare all'interno della partita l'effetto insoluto. In generale si tratta di un movimento contabile in avere identificato da una riga rossa che diminuisce il saldo della partita [3].
Nella finestra mostrata in figura 4 è visibile una partita costituita da una fattura di vendita e della ricevuta bancaria relativa emessa a saldo della fattura stessa.
Selezionando la riga relativa all'effetto (la riga di colore rosso) tramite doppio click del tasto sinistro del mouse il primo carattere della riga diviene uguale a +. Premendo il bottone Insoluto si apre una finestra modale che permette la preparazione della registrazione d'insoluto. I dati della finestra sono in generale preriempiti con le condizioni standard desunte sia dalla Configurazione, che dall'anagrafica clienti (pagina Fatture) che dall'effetto insoluto stesso e comunque possono essere modificati prima della conferma.
Premendo il tasto Ok la scrittura contabile dell'insoluto (con conti, sottoconti, importi, ecc) è predisposta nella Pagina Generali.
Nella pagina Generali della Prima Nota generale la registrazione, per essere confermata in modo definitivo, deve essere salvata tramite il bottone Salva.
L'insoluto una volta registrato può essere ulteriormente gestito da saldaconto per le operazioni di incasso o di riemissione [4] tramite i bottoni Paga e/o Riscadenza della pagina Saldac.. Per procedere in tal senso è necessario selezionare nel saldaconto la partita che contiene l'insoluto e successivamente la riga dell'insoluto [5] tramite doppio click del tasto sinistro del mouse. La riga dell'insoluto risulta selezionato se il primo carattere è uguale a + e l'importo insoluto è presentato nel campo importo in basso a sinistra [6].
- Paga: da utilizzare per le operazioni di incasso A Saldo o In Acconto dell'insoluto. Quando l'importo selezionato è pari all'importo insoluto automaticamente è proposto il pagamento a saldo. Se si varia l'importo selezionato in modo che sia diverso da quello insoluto è proposto il pagamento in acconto. E' sempre possibile selezionare manualmente l'opzione A Saldo se si intende comunque saldare l'insoluto con un importo minore del dovuto [7].
- Riscadenza: l'insoluto viene selezionato ed evidenziato di colore celeste. Alla pressione del bottone Riscadenza si passa alla pagina Altri della Prima Nota generale, dove occorre inserire le informazioni per la riemissione dell'effetto come il tipo effetto (Ri.Ba., pagherò, ecc), la data di scadenza, la contropartita, ecc. Passando di nuovo alla pagina Saldac. e premendo il tasto Riscadenza viene registrata una nuova riga contabile collegata alla partita della fattura attiva e all'insoluto (che si trasforma in una situazione chiusa).
Se l'utente esegue la stampa Lista Insoluti per Cliente/Agente il valore dell'insoluto pagato compare nel report e nella colonna Pagato l'importo compare con a fianco S (SI, se il pagamento è stato eseguito o N, NO se non è stato pagato).
Tale valore può non apparire nella lista se è stata attivata l'opzione Insoluti da saldare.
Registrazione degli insoluti dalla funzione Immissione Prima Nota
La registrazione degli insoluti può essere fatta in maniera manuale operando dalla funzione Immissione Prima Nota generale.
Nella pagina Generali è necessario utilizzare una causale contabile che abbia attivata l'opzione Insoluto nella tabella Causali Contabili (vedi figura 1).
Inoltre conviene usare una causale diversa da quella indicata in configurazione in modo da distinguere nelle stampe e visualizzazioni le registrazioni da saldaconto e quelle manuali.
Utilizzando una causale di tipo insoluti è obbligatorio inserire la data e il numero documento della fattura a cui l'insoluto si riferisce.
Sempre in questa finestra procediamo all'inserimento dei sottoconti per eseguire la registrazione contabile dell'insoluto, come l'indicazione del codice cliente in "Dare" e di altri sottoconti in "Avere": ad esempio, i sottoconti per la registrazione degli interessi per mora, degli oneri bancari addebitati[8], ecc.
Ci posizioniamo nella pagina Insoluti, che viene visualizzata in tale ambiente dato l'immissione della causale INS..
I campi relativi alle spese e al calcolo interessi possono risultare già riempiti se sono state compilate le relative voci nel programma di Configurazione/Dati Standard#2 e possono, comunque, essere variati dall'utente, che potrà attivare/disattivare le opzioni relative all'addebito spese, al saldo dell'insoluto o alla sua riemissione, ecc in base alla situazione del soggetto insolvente.
Gli insoluti sono movimenti contabili che possono essere comunque modificati dopo che è stata eseguita la stampa definitiva del libro giornale, dove compaiono i riferimenti di queste registrazioni. La variazione potrà interessare solo le informazioni di tipo non contabile presenti nella pagina Insoluti della Prima Nota.
Una volta che sia stata salvata la scrittura contabile inerente l'insoluto, l'utente potrà compiere le altre operazioni dalla pagina saldaconto, ad esempio, per il pagamento, per la riemissione della scadenza o ancora per collegare o scollegare i movimenti ad una stessa "partita" (vedi figura 7).
Stampa lettera sollecito insoluti
Per gli insoluti da saldare è possibile stampare o inviare per fax/mail in automatico lettere di sollecito per insoluto tramite la funzione Stampa lettere di sollecito presente nel menù Cont/Stampe/Stampe insoluti.
Le lettere possono essere prodotte con 5 diversi testi in modo da determinare opportunamente il tono del sollecito. [9]
I valori immessi nelle caselle delle opzioni Tipo testo da stampare e Scelta ultimo testo sollecitato consentono di eseguire in automatico la stampa degli insoluti mai sollecitati o sollecitati in precedenza.
Le varie voci riportate nella finestra sia Generali sia in quella Opzioni consentono di personalizzare il disegno della lettera.
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Per approfondire, vedi: Allegato A04: gestione insoluti. |
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Per approfondire, vedi: Par.2.4.12. Gestione ritardati pagamenti. |
Note
- ↑ L'insoluto è un titolo non pagato alla presentazione o alla scadenza e comunque non protestato perché senza spese (ad esempio, una cambiale). Tale effetto torna alla banca presso cui è stato presentato per curarne l'incasso.
- ↑ Il modulo gestione solleciti di pagamento è un modulo dotato di licenza commerciale a se stante.
- ↑ che ha la causale contabile uguale a una di quelle indicate
- ↑ Cioè essere concluso dalla registrazione di una nuova scadenza
- ↑ Che è contraddistinta dalla corrispondente dicitura INSOLUTO
- ↑ E' possibile selezionare solo un insoluto alla volta
- ↑ le registrazioni in acconto o a saldo sono identificate da causali contabili opportune indicate in Configurazione/Dati Standard#2
- ↑ I sottoconti degli oneri bancari legati all'insoluto potranno essere differenti, se queste spese saranno addebitate al cliente insolvente o all'azienda creditrice.
- ↑ Utilizzando le stampe grafiche ogni lettera è modificabile tramite l'opzione Disegna Stampa nel menu File/ Modo Stampa. Nelle stampe di tipo testo, i testi differenti (da 1 a 5) suddivisi in intestazione e chiusura, si possono immettere dal programma di Configurazione/Applicazione/Contabilità alla pagina Ins/E.c..
Bibliografia
Voci correlate
Anagrafica clienti
Calcolo interessi di mora
Causali contabili
Configurazione
Fatture per interessi di mora
Libro giornale
Modulo contabile
Movimento contabile
Partita contabile
Prima nota generale
Portafoglio attivo
Saldaconto
Visualizzazione schede contabili
