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| Pianificazione degli ordini a fornitore | |||||||
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Ogni azienda che gestisce un magazzino ha la necessità di pianificare gli acquisti delle merci, in modo da avere la quantità di articoli sufficiente per evadere gli ordini dei clienti. Tale pianificazione deve essere compiuta nel modo più efficiente possibile per ottimizzare la gestione delle scorte, allo scopo di ridurre i costi.
La pianificazione in oggetto, pertanto, deve essere elaborata sulla base di un'accurata analisi delle variabili che influenzano la gestione del magazzino, così da poter prendere la decisione di fare o meno un ordine al fornitore, senza commettere errori sulla tipologia di prodotti da ordinare, sulle quantità, sui tempi di consegna, sulle varie condizioni economiche, ecc.
La decisione di effettuare un ordine può essere collegata inoltre alla strategia di rotazione delle merci e alla necessità di ridurre i costi di gestione per le giacenze in magazzino.
Riassumendo l'azienda ha la necessità di pianificare gli ordini di acquisto, in base alla disponibilità di magazzino così da soddisfare gli ordini cliente e le eventuali esigenze delle commesse di lavorazione legati ai processi di produzione.
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Per approfondire, vedi la voce Gestione ordini cliente. |
Può inoltre essere necessario considerare anche il livello di scorta minima di sicurezza del singolo articolo.
SIGLA® per soddisfare tale necessità mette a disposizione una procedura per la pianificazione degli ordini a fornitore. Questa prevede un'analisi iniziale della situazione di magazzino, per arrivare, in una prima fase, alla presentazione di un report nel quale sono dettagliati gli articoli e le quantità da ordinare e in una fase successiva alla generazione automatica dell’ordine a fornitore.
Indice
Generazione Ordini Fornitore
La funzione in oggetto è disponibile nel menù Documenti e può effettuare l'analisi della situazione di magazzino in differenti modi, a seconda dei parametri che si desidera considerare:
- analisi a partire dagli ordini clienti;
- analisi a partire dagli articoli di magazzino.
Entrambe le analisi operano tenendo conto di alcuni parametri come, ad esempio, la scorta di sicurezza e il punto di riordino che sono considerati per avere un risultato il più possibile rispondente alle esigenze aziendali.
La scelta del criterio da utilizzare per avviare l'analisi è collegata al modo peculiare di operare dell'azienda per gli ordini di acquisto.
L'utente di SIGLA® può inoltre decidere se utilizzare la procedura di pianificazione degli ordini in tutta la sua potenzialità, arrivando quindi alla generazione effettiva dell’ordine fornitore.
Altrimenti può preferire avere un report dettagliato, detto stampa pianificazione acquisti, che descrive i risultati dell’analisi della situazione di magazzino elaborata secondo la strategia scelta.
Nel qual caso, sarà poi l’operatore a farsi carico di vagliare i dati riportati nel modello in seguito all’indagine effettuata, immettendo infine gli ordini per il riordino della merce attraverso il menù Documenti.
La funzione può operare su un determinato insieme di articoli (vengono compilati i campi Articolo per selezionare le informazioni) ed esegue un’analisi a partire dagli ordini del cliente (opzione attiva Ordini Cliente del riquadro Analizza).
Inoltre se si accende la scelta Generazione ordini è possibile utilizzare i dati ottenuti dall’analisi e procedere alla creazione di ordini fornitore.
Il documento presenta in modo chiaro, sintetico e dettagliato alcuni dati come l'insieme degli articoli (codice e descrizione) con a fianco la quantità che è necessario ordinare.
In tale stampa, dunque, verranno visualizzate articolo per articolo tutte le grandezze che sono state considerate, per determinare quali articoli è necessario riordinare e quelli, invece, per i quali non occorre fare alcun ordine.
Solo gli articoli da ordinare vengono riportati nel prospetto conclusivo, allo scopo di facilitare il lavoro dell’utente.
L’ultima parte della procedura è visualizzabile mediante pagina Righe, dove sono riportati tutti gli articoli contenuti nel precedente prospetto finale di stampa. Inoltre reperisce tutte le informazioni necessarie per generare l'ordine, come l'indicazione del codice fornitore a cui effettuare l’ordine, il prezzo dei vari articoli, le eventuali quantità per taglia (se l'articolo è gestito a taglie), ecc. Tali dati sono immessi all'interno del documento di tipo Ordine Fornitore (OF).
La videata della figura 3 è relativa alla pagina Righe e comprende i campi necessari per creare l'ordine.
Alcune informazioni vengono inserite in modo automatico dal programma come, ad esempio, il prezzo degli articoli che dipenderà dalle impostazioni inserite in Configurazione, dall'attivazione dei listini unico o multipli o dai dati inseriti nelle rispettive anagrafiche del fornitore, come ad esempio, il magazzino destinato al carico, il tipo di pagamento, ecc.
In questa finestra è necessario indicare il tipo documento, ad esempio, OF che viene utilizzato per generare l'ordine a fornitore (dato che non esiste alcun valore pre-impostato per quest'informazione).
L'elenco degli articoli può essere visualizzata in due colorazioni (come mostrato nella figura di seguito):
colore rosso: sono le righe che necessitano di una revisione, per mancanza di dati fondamentali alla generazione automatica dell'ordine a fornitore (come ad esempio, il codice fornitore, il codice IVA, il dettaglio delle taglie ecc);
colore nero: sono le righe che possono essere utilizzate dalla generazione dell'ordine a fornitore, senza ulteriori elaborazioni.
La revisione della riga si effettua selezionandola e con il doppio click del mouse, in modo da abilitare la parte bassa della maschera, per inserire i dati mancanti (nell'esempio non è stato indicato il codice del fornitore). Il programma rilascia un messaggio di avvertimento.
Dopo la modifica effettuata sulla riga, si deve agire sul tasto Aggiungi, per reinserirlo nella lista. Con il tasto Rimuovi,invece, si eliminano definitivamente gli articoli dalla lista.
L'analisi può essere eseguita con il criterio Articoli Magazzino e in tal caso si può scegliere punto di riordino o scorta minima. In tal caso compare la colonna Differenza, dove indichiamo il valore della Giacenza, che permetta di avere un valore superiore a quello del punto di riordino e se è possibile procediamo all'emissione di un ordine al fornitore (per questo valore).
Talvolta però vi possono essere situazioni tali per cui è preferibile ordinare una quantità di almeno "X" pezzi, in questo caso è necessario eseguire un ordine per almeno o al massimo di "X" pezzi.
Occorre, pertanto, inserire il valore "X" anagrafica nel campo quantità di riordino.
Questo campo viene riportato nella stampa Giacenza sotto punto di riordino insieme al numero di giorni necessari per ottenere quella quantità di riordino nella "Colonna GG".
La quantità minima di riordino è gestita dalla funzione Generazione ordini a fornitore selezionando l'apposita opzione; il programma non consente che la quantità da ordinare generata automaticamente sia inferiore alla quantità minima di riordino impostata sull’anagrafica dell'articolo di magazzino o sulla tabella scorta minima di magazzino.
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Per approfondire, vedi la voce Funzioni del punto di riordino. |
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Per approfondire, vedi: Cap.07.01. paragrafo 07.01.17. |
Esempio di Generazione Ordini Fornitore
Rappresentiamo la funzione Generazione Ordini Fornitore, attraverso un esempio.
Stampa Pianificazione Acquisti
La stampa pianificazione acquisti di SIGLA® è un report di supporto per determinare i tempi e le quantità da ordinare per un singolo o per una categoria di prodotti, in base agli ordini evasi o da evadere dei clienti.
Infatti in essa a fronte di ogni articolo indicato è presente il dettaglio delle righe-ordine con quantità ancora da evadere, della quantità evasa o del residuo da evadere, senza indicazione della tempistica, vi ritroviamo, inoltre, le informazioni inerenti la disponibilità degli articolo di magazzino (quali consistenza, ordinato fornitore, ecc) ed è disponibile il filtro per gruppo merceologico.
La stampa elabora i dati che sono stati inseriti in fase di immissione degli ordini a clienti, quindi viene costantemente aggiornata per poi consentire di creare un adeguato ordine di acquisto.
Lo scopo di tale stampa, che può essere personalizzata in base ai filtri disponibili, è quello di considerare le variazioni di merce disponibile e di minimizzare le scorte, così da avere un quantitativo di prodotti bilanciato alle esigenze organizzative (non produttive).
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| Per approfondimenti vedi:
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Voci correlate
Consistenza
Giacenze
Gruppo merceologico
Ordinato
Punto di riordino
Situazione di magazzino
Scorta minima di sicurezza
Taglie
Tipo documento
