Differenze tra le versioni di "Configurazione/Servizi"
(→Generazione archivi dati) |
m (una versione importata) |
(Nessuna differenza)
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Versione attuale delle 11:20, 14 nov 2021
Il menù Servizi del programma di Configurazione comprende le operazioni di servizio e di utilità che permettono di ottimizzare la registrazione, l'elaborazione e la ricerca dei dati comuni, dei dati ditta e delle tabelle/anagrafiche che li contengono.
Indice
Alcune di queste operazioni sono necessarie al funzionamento di SIGLA®, come quelle di creazione del database per i dati comuni e ditta.
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Per approfondire, vedi: Creare e gestire un database. |
La funzione di ricostruzione degli indici comuni e ditta è necessaria qualora vi siano problemi di lentezza del programma. La duplicazione dati comuni e ditta è necessaria per creare una relazione fra più database, che comunicano via ODBC. Si può eseguire la duplicazione, ad esempio, nel caso di migrazione dati da un database DB2 ad un database MS SQL Server. Tali funzioni permettono di "copiare" i dati fra due dati comuni diversi e fra due dati ditta diverse[1]. La duplicazione può avvenire fra una ditta denominata ORIGINE ed una denominata BERSAGLIO.
Prima della copia i dati devono essere allineati alla stessa e ultima versione disponibile ed occorre verificare che non siano presenti record duplicati nelle tabelle. In tal caso può essere necessario procedere al Salvataggio Esercizio qualora sia necessario eseguire una pulizia del database.
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Per approfondire, vedi la voce Errore connection is busy. |
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Generazione archivi dati
La base dei dati di SIGLA® si divide in archivi dati comuni e archivi dati ditta.
Il database dei dati comuni (tabelle comuni) è l'insieme dei dati che sono utilizzati da tutte le ragioni sociali attive in SIGLA®.
Ogni singola ditta (nel caso ne siano state create più di una) avrà la corrispondenza diretta con un archivio dati (tabelle ditta) specifico.
La creazione degli archivi dati comuni e quelli ditta avviene in automatico all'avvio del programma mediante il menù Servizi della Configurazione alle voci Creazione DataBase Dati Comuni e Creazione Database Ditta.
La generazione del database vuoto viene fatta al di fuori dei menù operativi di SIGLA® ed, in modo manuale, usando i comandi specifici del database manager scelto per l'installazione. SIGLA®, infatti, è un software multi-database.
Nel menù File/Apri Ditta' se si seleziona una ditta già creata la funzione Creazione database Ditta è disabilitata.
Tale funzione che può essere lanciata anche per eseguire gli aggiornamenti degli stessi dati precaricati, come ad esempio quello della tabella ABI/CAB per gli sportelli bancari.
Il caricamento delle tabelle standard può avvenire in un momento successivo al primo avvio di SIGLA®.
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Duplicazione tabelle dati comuni e dati ditta
Mostriamo attraverso un esempio la procedura completa per eseguire la duplicazione dei dati di una ditta di origine su una ditta bersaglio.
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Per i dettagli vedi la voce Esempio della Duplicazione delle tabelle dati comuni e dati ditta. |
Ricalcolo saldi
Le funzioni di ricalcolo dei saldi dei sottoconti di tipo contabile e dei saldi dell'area magazzino permettono di aggiornare i valori contabili e quelli di giacenza/consistenza, allineandoli ai movimenti eseguiti.
Per la massima efficienza del gestionale, è possibile "forzare" il ricalcolo di un sottoconto o di una giacenza, qualora il relativo saldo restituito (dalle stampe o dalle visualizzazioni disponibili) si presuppone che non sia corretto, in quanto possono essersi verificate situazioni che hanno interrotto bruscamente la fase di registrazione[2].
Le operazioni di ricalcolo consentono di aggiornare l'archivio storico dei dati. L'utente può, quindi, avere a disposizione i dati corretti nelle stampe e in altre funzionalità come quelle della situazione ordini.
Il ricalcolo dei saldi prende in considerazione tutti gli esercizi aperti e chiusi.
Esiste la possibilità, attivando l'apposita opzione Solo ultimo esercizio, di limitare il ricalcolo ai soli esercizi aperti.
In situazione di sovrapposizione d'esercizio (esercizio precedente aperto e non chiuso) il ricalcolo avrà inizio a partire dall'esercizio precedente.
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Per i dettagli vedi la voce Esercizio aperto e esercizio chiuso. |
Il ricalcolo può essere eseguito anche per i saldi delle ubicazioni, dei lotti e delle matricole, se sono state attivate le relative gestioni ed è possibile aggiornare il livello di occupazione fido.
E' previsto, inoltre, l'aggiornamento dei prezzi di acquisto degli articoli di magazzino che possono essere impiegati, ad esempio, nelle fasi di valorizzazione del magazzino.
Questi valori aggiornati vengono inscritti nella tabella Prezzi Ultimo Acquisto degli archivi, che viene utilizzate dalla varie funzioni del gestionale, come, ad esempio, in fase di definizione delle righe del listino unico. E' possibile eseguire, inoltre, la funzione di ricalcolo dei prezzi di vendita, qualora sia stata attivata la gestione di storicizzazione dei prezzi di vendita. In caso contrario il programma rilascia un messaggio di avvertimento: "La storicizzazione dei prezzi di vendita non è stata attivata. Impossibile procedere!".
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Per approfondire, vedi la voce Storicizzazione dei prezzi di vendita. |
Il Ricalcolo data decorrenza interessi di fissare, per le registrazioni d’insoluto e le scadenze già pagate, la data di registrazione contabile del pagamento/incasso relativo.
La procedura deve essere eseguita sicuramente una volta per l’avviamento del modulo ritardati pagamenti.
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Per i dettagli vedi la voce Attivazione del modulo Gestione Ritardati Pagamenti. |
La Variazione coordinate bancarie consente di aggiornare le coordinate bancarie memorizzate nei movimenti di scadenzario in base ai valori presenti in anagrafica clienti/fornitori, alla pagina Opzioni. Gli effetti inseriti in una distinta di presentazione e le scadenze inserite in un ordine di bonifico, o in una disposizione di pagamento, non saranno variati.
Nella finestra operativa si compilano i campi relativi all'esercizio di competenza cui appartengono i movimenti di scadenzario, selezionati dalla procedura, la data registrazione iniziale per la selezione dei movimenti di scadenzario e i codici dei cliente/fornitore (Da/A).
La procedura prevede un analisi, prima di procedere alla variazione, sulle coordinate bancarie eventualmente presenti sul movimento ed esegue le modifiche secondo i seguenti criteri:
- 1.se non è presente il codice ABICAB della banca d’appoggio inserisce le coordinate complete (CIN, ABICAB e NUMERO di C/C);
- 2.se è presente il codice ABICAB della banca d’appoggio e non corrisponde a quello presente in anagrafica non esegue alcuna modifica;
- 3.se è presente il codice ABICAB della banca d’appoggio e corrisponde a quello presente in anagrafica inserisce NUMERO di C/C e CIN se non è presente il numero di conto corrente, inserisce solo il CIN se il numero di conto corrente è presente e corrisponde a quello presente in anagrafica o non esegue alcuna modifica se il numero di conto corrente non corrisponde a quello della anagrafica.
Se è attiva l'opzione Sostituisci le coordinate bancarie esistenti, allora vengono ignorati tutti i controlli sulle coordinate bancarie procedendo nella sostituzione con i dati presenti in anagrafica, indipendentemente per tutti i movimenti selezionati.
Il Calcolo giorni medi ritardo pagamento permette di calcolare automaticamente il numero di giorni medio di ritardo nell’incasso dei pagamenti da clienti. Il dato calcolato aggiorna il campo Giorni ritardo pagamento nella pagina Fatture dell’anagrafica clienti.
Il calcolo è possibile solo per gli incassi registrati dopo l’attivazione dell’opzione Salvataggio Scadenze nella pagina Generali del menù Applicazione\Contabilità.
La finestra Aggiornamento costi per margine può essere utilizzata nel caso che sia stata attivata la gestione del margine per l'aggiornamento dei prezzi di acquisto. Essa ha lo scopo di tenere conto di una valorizzazione dei costi associati alle righe di magazzino per l’attività precedente[3].
Il campo Agg. Fino alla data stabilisce fino a quale data verranno aggiornati i record della tabella dei movimenti di magazzino (il record di partenza è in tutti i casi il primo della tabella). I criteri di valorizzazione hanno in questo caso solo uno scopo descrittivo poiché il criterio di valorizzazione adottato dalla procedura è sempre quello scelto nella pagina di attivazione del margine, tale criterio viene riportato mediante attivazione dell’opzione appropriata.
Altre funzioni di servizio
Nel menù Servizi vi sono alcune voci per l'attivazione di alcune gestioni di ubicazioni, matricole e lotti, qualora, per esigenze aziendali, tali aspetti sono elaborati durante un esercizio fiscale già operativo o in seguito al primo avvio della ditta. Si tratta di alcune procedure di utilità, come Attivazione Ubicazioni. Attivazione Lotti, Attivazione Matricole.
Il programma esegue alcune controlli prima di lanciare tali procedure, che incidono sui saldi di giacenze/consistenze.
La procedura di attivazione scadenze sospese consente di trasformare gli effetti del cliente da movimenti contabili in movimenti sospesi.
L’utilizzo di questa funzione è facoltativa e, se eseguita in modalità definitiva, permette la riapertura delle partite intestate al cliente e la conseguente modifica dei saldi contabili.
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Per i dettagli vedi la voce Effetti attivi sospesi. |
Prima di utilizzare questa procedura è necessario inserire le causali contabili per la registrazione automatica delle scadenze dal menù Applicazione/Dati Standard#3 pagina Eff.Sosp..
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Per i dettagli vedi la voce Dati Standard#1,2,3. |
Gli effetti da trasformare saranno scelti se:
- hanno esercizio di competenza maggiore o uguale a quello proposto a video;
- non appartengono a esercizi contabili chiusi;
- non sono stati stampati sul giornale contabile;
- non sono stati inclusi in nessuna distinta di presentazione effetti.
Gli effetti con tali caratteristiche sono selezionati ed evidenziati in una stampa di controllo.
La procedura propone il primo esercizio aperto e non chiuso più recente, come esercizio di partenza per la trasformazione.
E’ possibile selezionare manualmente un altro esercizio, purché sia aperto e non chiuso.
La funzione Variazione listini clienti/fornitori permette di selezionare due listini nei campi Da listino e nel campo A listino: il programma cerca tutti i clienti/fornitori ai quali è associato il primo listino e lo sostituisce con l’altro.
La Variazione listini articoli di magazzino esegue la sostituzione del codice listino (di acquisto o di vendita) indicato nel primo campo Da listino con quello indicato nel secondo campo A listino su tutti gli articoli di magazzino.
La funzione Conversione listini in Euro consente di generare da un listino già esistente in una qualsiasi valuta UEM di generarne un perfetto duplicato in Euro; selezionando l’opzione Duplicazione Sconti è possibile duplicare anche gli sconti associati al listino.
La Generazione automatica ubicazioni genera una serie di ubicazioni per un certo magazzino attribuendogli codici in sequenza.
Salvataggio Esercizio
La funzione Salvataggio Esercizio consente di copiare un esercizio contabile/magazzino[4] da una ditta ORIGINE a un'altra ditta vuota, detta BERSAGLIO.
Eseguendo tale procedura è possibile copiare le anagrafiche, le tabelle base e tutte le tabelle dipendenti dall'esercizio, come ad esempio, movimenti contabili, di magazzino. ecc.
Le anagrafiche copiate contengono i valori aggiornati alla situazione dell'ultimo esercizio creato. La ditta salvata è utilizzata solo per lo spostamento di dati. Infatti è possibile visualizzare solo i movimenti dell'esercizio salvato e non i dati pregressi.
L'utente può utilizzare il salvataggio di un esercizio prima di procedere alla cancellazione dello stesso, supponendo di aver eseguito il backup dei dati. In seguito è necessario procedere al ricalcolo dei saldi contabili e di magazzino.
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| Per approfondimenti vedi: |
Note
- ↑ La duplicazione dati ditta si può eseguire solo per ditte le cui tabelle sono vuote.
- ↑ Il programma può andare in "crash" oppure ci può essere stata un'interruzione di corrente che non ha permesso all'utente di terminare l'operazione.
- ↑ I prezzi di acquisto che verranno memorizzati sono calcolati al momento del lancio della procedura non sono quelli che erano effettivamente validi al momento dell’immissione del documento/movimento di magazzino.
- ↑ E' necessario che per ogni esercizio salvato sia creata una ditta vuota, per eseguire il salvataggio. Se si slava più di un esercizio sulla stessa ditta si duplicano le anagrafiche.
Bibliografia
Voci Correlate
Anagrafica clienti/fornitori
Articoli di magazzino
Causali contabili
Configurazione
Consistenza
Definizione delle righe di un listino unico
Distinta di presentazione
Fido
Giacenza
Insoluti
Lotti
Matricole
Stampa situazione ordini
Ubicazioni
Valorizzazione di magazzino
