Gestione magazzino
| Gestione del magazzino | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
 | |||||||
| |||||||
La gestione del magazzino di SIGLA® fornisce tutti gli strumenti per implementare un’organizzazione efficiente, sia dal punto di vista operativo sia dal punto di vista fiscale, del magazzino di ogni tipo di azienda. Tutte le procedure necessarie per assolvere a questa funzione sono integrate all'interno del relativo modulo e all'interno del modulo acquisti vendite.
La gestione del magazzino consente di inserire e controllare i movimenti relativi alle entrate e alle uscite di merci e agli "stock" di magazzino: ad esempio, è possibile registrare le fasi di immagazzinaggio, le spedizioni, inserire dati per la logistica degli spazi fisici del magazzino (come le ubicazioni), gestire i processi di lavorazione delle materie prime e organizzare i processi di vendita e acquisto dei vari prodotti.
L'integrazione fra i due moduli del magazzino e dei documenti offrono all'utente un insieme ricco di funzionalità per la gestione e e la movimentazione delle merci.
In modo intuitivo e ampiamente personalizzabile, si possono definire le azioni da eseguire attraverso specifiche causali di magazzino e tipi documento. Questi elementi specificano il tipo di movimento (entrata o uscita, carico o scarico) di magazzino e le variazioni della disponibilità delle merci.
In SIGLA® è possibile amministrare contemporaneamente più magazzini per ciascuna delle ditte attivate[1].
Tre le principali funzioni del modulo magazzino di SIGLA® si possono evidenziare:
- gestione magazzini multipli (fiscali e non);
- gestione gruppi merceologici;
- Gestione ubicazioni;
- Gestione taglie;
- Gestione lotti;
- Gestione matricole (serial number);
- gestione unità di misura di acquisto e vendita con conversione automatica durante le operazioni di carico;
- gestione degli inventari;
- acquisizione e revisione interattiva dei movimenti di magazzino con possibilità di gestire automaticamente i trasferimenti da un magazzino all'altro;
- controllo della situazione di magazzino a quantità ed a valore;
- visualizzazione a stampa delle schede di magazzino per analisi gestionali;
- classificazione ABC, calcolo degli indici di rotazione delle scorte;
- valorizzazione LIFO, FIFO e a prezzo medio fiscale e extra-fiscale.
Il modulo è,inoltre, arricchito da numerosi report per eseguire analisi statistiche e gestionali dei movimenti e delle disponibilità di prodotti in magazzino.
La gestione del magazzino in SIGLA® può essere adattata alle specifiche esigenze aziendali attraverso le impostazioni immesse nel programma di Configurazione.
Indice
Configurazione e funzioni del modulo magazzino
Elemento fondamentale della gestione del magazzino in SIGLA® è l'anagrafica degli articoli (materie prime, semilavorati, prodotti finiti, ecc).
Gli articoli di magazzino possono essere raggruppati in un lotto o contraddistinti da un codice matricola.
E' possibile anche associare a ciascun articolo la sua ubicazione in modo da identificarne univocamente la collocazione (ad esempio, in termini di locale, scaffale, ecc.) nel magazzino.
Qualora le esigenze aziendali lo richiedano è possibile suddividere ed organizzare gli articoli in gruppi merceologici, ovvero usare una classificazione dei prodotti in categorie e sottocategorie omogenee per una migliore logistica.
SIGLA® permette un'accurata e completa gestione degli articoli con la definizione delle taglie (necessarie nel settore dell'abbigliamento e calzaturiero), impostabili nell'anagrafica articolo fino ad un numero massimo di venti.
La logica di gestione delle giacenze magazzino di SIGLA® si basa sull'unità di misura di vendita: tutte le stampe e le visualizzazioni delle quantità e dei valori delle merci sono espresse in unità di vendita. Tuttavia per facilitare il lavoro dell'utente è possibile gestire i documenti di carico in unità di misura di acquisto poi, se presente l'apposito coefficiente di conversione, impostato nell'anagrafica degli articoli, tali documenti, in fase di registrazione, verranno automaticamente convertiti in unità di misura di vendita.
Il magazzino in SIGLA® è identificato da un codice e da una descrizione, pertanto è possibile configurare un numero di magazzini a piacere da un magazzino unico a magazzini multipli, se sono presenti più magazzini reali o fittizi[2].
La modalità di movimentazione del magazzino è indicata dalle causali di magazzino, le quali definiscono il modo in cui un movimento di carico/scarico può variare le quantità ed i valori delle giacenze/consistenze. Giacenza e consistenza sono i due principali indicatori utilizzati dalla procedura per fornire all'utente informazioni sulla disponibilità della merce in magazzino.
La causale inoltre può indicare se, ed eventualmente in che modo, l'ultimo prezzo di acquisto e quello di vendita delle merci, memorizzati nell'anagrafica dell'articolo, debbano essere aggiornati in seguito all'immissione del movimento di magazzino/documento.
Con SIGLA® è possibile monitorare in modo continuo la disponibilità della merce, definire un punto di riordino per ogni singolo articolo/magazzino così da avere sempre una scorta minima per soddisfare il fabbisogno degli ordini interni, per la produzione o per la vendita al cliente.
In SIGLA® vi sono vari strumenti di analisi : indici di rotazione, la classificazione ABC, le statistiche di magazzino ed altri che forniscono all'utente informazioni utili per migliorare l'efficienza e l'efficacia dell'organizzazione del magazzino, ad esempio evitare la presenza di prodotti deperibili (che hanno una scadenza breve) o obsoleti e verificare la criticità nell'uso degli articoli di magazzino.
Il valore della merce in magazzino è determinabile in base a vari criteri non fiscali (prezzo medio di acquisto, prezzo ultimo acquisto ecc.) e fiscali (LIFO/FIFO).
Qualora la quantità della merce fisicamente presente a magazzino differisca da quanto risulta nel programma informatico, si può utilizzare la procedura di gestione degli inventari così da eseguire eventuali rettifiche della quantità e/o del valore degli articoli sia in eccesso che in difetto.
Attivazione del magazzino
L’attivazione di un nuovo magazzino è molto semplice. Essa richiede di seguire alcuni passaggi fondamentali all'operatore, quali:
- creare un nuovo esercizio e attivare l'opzione di stato "aperto" (dal programma di Configurazione/Esercizi);
|
Per i dettagli vedi la voce Menù Esercizi. |
- creare le causali di magazzino per le varie tipologie di movimenti di magazzino;
- immettere le anagrafiche degli articoli di magazzino;
- creare i vari magazzini, se è stata attivata la gestione dei magazzini multipli dal programma di Configurazione;
- effettuare un movimento di carico iniziale, utilizzando come causale di magazzino un carico da acquisto o un movimento di inventario.
Mediante la funzione di Immissione movimenti di magazzino, nel menù Magazzino, vengono inseriti gli articoli con le corrispondenti giacenze iniziali, pertanto si registra un movimento di carico da inventario.
Giacenza
La giacenza indica la quantità della merce presente in magazzino (materie prime, prodotto finito, semilavorato, ecc.) espressa nell'unita di misura di vendita indicata in anagrafica oppure in valore economico (Quantità x prezzo unitario netto in Euro). La giacenza di un certo articolo mostrata da SIGLA® è sempre da interpretarsi alla data odierna, espressa in unità di misura di vendita e aggiornata in tempo reale. Pertanto è possibile avere in qualsiasi momento, per ogni articolo , il valore della quantità effettivamente presente in magazzino, informazione utile alle valutazioni necessarie ad eseguire le varie operazioni di magazzino (esempio, procedere alla consegna della merce od effettuare un ordine a fornitore).
|
|
Per i dettagli vedi la voce Giacenza. |
Consistenza
La consistenza indica la disponibilità di un articolo per la vendita. E' un totalizzatore di magazzino che tiene conto delle quantità della giacenza, degli ordini a fornitore, degli ordini dei clienti e degli impegni per la produzione.
In generale la differenza tra i valori di giacenza e consistenza è determinata principalmente dalla gestione degli ordini clienti e degli ordini a fornitore.
La consistenza è un valore continuo, che non dipende dall'esercizio, e viene espresso in unità di misura di vendita.
|
|
Per i dettagli vedi la voce Consistenza. |
Impegnato
Questa grandezza identifica la quantità di merce (materia prima, ecc) impegnata per la produzione. Il valore dell'impegnato è rilevante qualora l'azienda gestisca anche la distinta base di produzione. E' un dato numerico che subisce variazioni attraverso i movimenti di produzione.
|
|
Per i dettagli vedi la voce Impegnato. |
Ordinato
La consistenza tiene conto (e quindi viene calcolata) della quantità (o valore) della merce ordinata dal cliente e non ancora consegnata (ordinato cliente) e anche della merce acquistata dal fornitore e non ancora presente nel magazzino (ordinato fornitore).
La causale di magazzino inserita per la registrazione degli ordini a clienti/fornitori definisce il tipo di movimento/documento, che apportano variazioni (aumentano o diminuiscono) alle grandezze di magazzino.
- Se la causale incrementa l'ordinato cliente (fornitore) il segno riportato sul campo sarà "+" (più).
- Se la causale decrementa l'ordinato cliente (fornitore) il segno sarà "-" (meno).
Il valore dell'ordinato è di tipo continuo, pertanto vengono presi in esame tutti i movimenti/documenti senza limitarsi all'osservazione dell’ultimo esercizio.
|
|
Per i dettagli vedi la voce Ordinato. |
Causali di magazzino
Le causali di magazzino sono codici necessari alla registrazione dei movimenti di magazzino e dei documenti; al codice viene legata anche una descrizione facile da memorizzare, in modo da poter reperire velocemente la giusta causale in fase operativa, ad esempio di immissione di un movimento di carico.
La causale di magazzino specifica l'azione eseguita attraverso i totalizzatori che definiscono la giacenza e la consistenza: carico da acquisto, altri carichi, scarico per vendita, altri scarichi, inventario, ordinato cliente, ordinato a fornitore, impegnato, attesa di collaudo, attesa di spedizione, attesa di rottamazione [3].
|
|
Per i dettagli vedi la voce Causale di magazzino. |
|
Per approfondire, vedi: Capitolo 03.03: Tabelle magazzino. |
Scorta di sicurezza
SIGLA® consente di avere in ogni momento e in ogni ambiente operativo (esempio, durante la registrazione di una bolla di carico) il dato (quantità o valore) della giacenza/consistenza del magazzino.
SIGLA® può essere configurato per fornire opportuni avvisi all'utente nel caso che la merce disponibile sia negativa oppure se la quantità di un articolo scende sotto una determinata soglia (scorta di sicurezza), così da poter successivamente eseguire un ordine quando la disponibilità della merce risulta inferiore ad un determinato valore (punto di riordino).
La soglia di avviso all'utente, come pure il punto di riordino, può essere indicata nell'anagrafica dell'articolo e in questo caso vale per tutti i magazzini aziendali; può essere altresì impostata nella tabella Scorta di Sicurezza e in questo caso può essere differenziata a seconda del magazzino selezionato.
Se viene raggiunto il punto di riordino il programma indica in automatico la quantità di merce da riordinare.
La funzione che consente di differenziare la scorta minima/punto di riordino è naturalmente disponibile solo nel caso che sia stata attivata la gestione dei magazzini multipli.
|
Con l'attivazione della gestione dei magazzini multipli è possibile gestire la scorta minima di sicurezza, grazie alla funzione presente e accessibile da Anag./Sc. Sicurezza Magazzino: è possibile inserire una scorta di sicurezza di uno stesso articolo per ogni magazzino.
Il dato inserito sull'anagrafica di magazzino viene assunto come valore predefinito "di default" e usato qualora la funzione Anag./ Sc. Sicurezza Magazzino non sia aggiornata per la coppia articolo/magazzino e, anche, nel caso che sul documento non sia indicato il magazzino (come ad esempio all'interno degli ordini).
|
Per approfondire, vedi la voce Stampa pianificazione acquisti. |
Magazzino unico e magazzini multipli
L'utente di SIGLA®, per rispondere alle svariate esigenze aziendali, può decidere la gestione di uno o più magazzini (ad esempio creare un magazzino per ogni unità operativa e uno generale).
Le funzionalità amministrative e logistiche del modulo magazzino sono comunque attivabili in entrambe le due opzioni gestionali del magazzino.
Funzioni come ad esempio, la stampa del giornale fiscale di magazzino può essere lanciata sia con la selezione di un singolo magazzino sia di tutti i magazzini configurati (evidenziando la giacenza generale).
E' comunque preferibile attivare la gestione dei magazzini multipli in modo da semplificare notevolmente un'eventuale successiva creazione di ulteriori magazzini, a seguito di ampliamenti o riorganizzazioni dell'attività aziendale.
Movimenti di magazzino
Il movimento di magazzino permette di rilevare la dinamica dei beni, in entrata (se è avvenuto un carico di merce in magazzino) o in uscita (nel caso di uno scarico di merce) e la composizione in termini quantitativi ed economici per il magazzino aziendale.
La registrazione del movimento in SIGLA® avviene attraverso il menù Magazzino/Immissione Movimenti.
Le opzioni impostate nelle causali di magazzino definiscono come il tipo movimento agirà sulle grandezze del magazzino, giacenza e consistenza della merce varieranno di conseguenza sia dal punto di vista quantitativo che a valore.
All'interno della videata di immissione movimenti di SIGLA® è possibile immettere le informazioni che consentono di identificare univocamente il movimento (numero documento, data documento ecc), la causale e l'eventuale causale concatenata, il magazzino interessato, il riferimento all'articolo e la correlata ubicazione, nel caso che sia stata attivata la stessa gestione delle ubicazioni.[4]
|
|
Per approfondire, vedi la voce Causale concatenata di magazzino. |
L'indicazione del codice cliente/fornitore durante la registrazione del movimento, da inserire a discrezione dell'utente, è utile a livello informativo per alcuni report statistici di stampa.
Il prezzo della merce deve essere indicato manualmente dall'operatore. Tale dato è necessario per la variazione di valore della merce e per l'eventuale valorizzazione del magazzino a fini fiscali.
In fase di immissione di un articolo gestito a taglie è necessario indicare la quantità totale del bene, suddivisa sulle singole taglie che lo compongono. Al momento della registrazione del movimento, automaticamente viene aggiornata la giacenza per taglie, visualizzabile in maniera immediata, nella terza pagina Taglie.
Le informazioni inserite nell'immissione possono essere utilizzate in fase di ricerca di un movimento, che successivamente potrà essere variato o cancellato.
Immissione movimento di magazzino
La gestione dei movimenti di magazzino e le loro azioni sui totalizzatori di giacenza/consistenza può essere compresa con alcuni esempi.
E' possibile visionare l'esempio di un movimento di carico e un esempio di movimento di scarico, con la descrizione dei passaggi di immissione e di revisione delle registrazioni che influenzano la gestione del magazzino con i relativi articoli di magazzino.
In concomitanza è stato descritto il concetto di movimento di magazzino a valore e creato un esempio.
Movimenti di apertura/chiusura di magazzino
La funzionalità di apertura/chiusura di magazzino permette di riportare in automatico la giacenza dei vari articoli dal vecchio esercizio al nuovo. Questo è possibile in quanto la stessa giacenza non è un valore continuo, ma è dipendente dall'esercizio.
La registrazione dei movimenti di apertura/chiusura di un magazzino richiede di eseguire i seguenti passi operativi:
- la creazione del nuovo esercizio nel programma di Configurazione dal Menù Esercizi.
- la verifica delle giacenze di magazzino e, se necessario, l'immissione di movimenti di rettifica per correggere i dati quantitativi/economici attraverso anche la gestione inventario[5];
- l'apertura del nuovo esercizio e l'immissione dei movimenti di carico iniziale (che risultano dalla procedura di apertura)[6].
Quest'ultima fumzione compie le seguenti azioni: rende immodificabili i movimenti appartenenti all'esercizio precedente (chiusura esercizio); apre il nuovo esercizio e, infine, genera una serie di movimenti sul nuovo esercizio che riportano la giacenza della merce al valore dell'esercizio precedente[7].
I movimenti vengono valorizzati al in base all'opzione selezionata nell'apposita pagina Prezzi.
Capitolo 06.01: Gestione carichi/scarichi. La funzione di apertura di magazzino, dal punto di vista gestionale, serve ad eseguire la parte finale delle normali attività d'inizio anno di un qualunque magazzino che schematicamente sono:
|
La quantità della merce che verrà riportata in automatico sul nuovo esercizio, dopo il movimento di apertura, può essere controllata con la stampa situazioni, dove compare il riepilogo delle giacenze degli articoli e in modo più dettagliato attraverso la visualizzazione schede articolo, essa sarà riportata per tutti gli articoli aventi giacenza non nulla sull'esercizio in chiusura.
Per effettuare le registrazioni automatiche di apertura è necessario usare un'appropriata causale di carico. Tale causale deve essere indicata in Configurazione, (in Applicazione/Dati Standard#2 pagina Ape/Chiu).
Se la causale impostata in Configurazione non prevede nessun magazzino predefinito, allora sarà creato un movimento per ogni articolo a giacenza non nulla su ogni magazzino utilizzato.
Se, viceversa, essa indica un magazzino, allora sarà creato un solo movimento per ogni articolo a giacenza non nulla sul magazzino selezionato, in questo caso sarà necessario effettuare aperture diverse selezionando i vari magazzini utilizzati.
Una situazione particolare si verifica qualora si gestiscano causali che movimentano l’impegnato, generalmente nel caso sia gestito il modulo produzione.
In questo caso dovrà essere indicata un'apposita causale di magazzino in modo che i movimenti di apertura sul nuovo esercizio riportino la quantità dell’impegnato calcolata nell’anno precedente.
Se tale causale viene lasciata in bianco, il valore dell'impegnato non sarà riportato sul nuovo esercizio.
|
|
| Per approfondimenti vedi: |
Esempio di apertura di magazzino
E' possibile seguire i singoli passaggi della procedura di apertura di magazzino attraverso un esempio.
Note
- ↑ SIGLA® è un software multiaziendale.
- ↑ I magazzini fittizi o logici sono rappresentati, ad esempio, dall'insieme degli articoli dati in conto visione all'azienda.
- ↑ I totalizzatori attesa di collaudo, spedizione e rottamazione non sono gestiti automaticamente da SIGLA®, ma sono soltanto messi a disposizione per facilitare la realizzazione di personalizzazioni esterne.
- ↑ SIGLA®, in queste fasi ,rende disponibili automatismi molto utili all'utente, come appunto definire la causale concatenata e il magazzino nell'anagrafica della causale di magazzino, mentre l'ubicazione può essere indicata nell'anagrafica articoli.
- ↑ Eventuali correzioni prima di eseguire i movimenti di apertura, vengono eseguite manualmente nell'esercizio in chiusura, altrimenti viene a mancare la corrispondenza fra i valori delle giacenza dell'esercizio da chiudere e quelle dell'esercizio da aprire.
- ↑ Se nell'esercizio chiuso la giacenza di un certo magazzino è zero (0), allora significa che non esistono movimenti di apertura per quel magazzino nel nuovo esercizio.
- ↑ Una volta che si sia fatta l'operazione di apertura, i movimenti/documenti di magazzino che hanno impatto sulla giacenza e all’esercizio chiuso non saranno più modificabili; ciò non è vero invece per i documenti/movimenti che hanno effetto solo sulla consistenza (come gli ordini), che continueranno invece ad essere modificabili.
Collegamenti esterni
Bibliografia
- Definizione di gestione del magazzino
- Analisi per indici di rotazione
- Classificazione ABC
- Scorta di sicurezza
- Punto di riordino
- Definizione di movimento di magazzino
- Valorizzazione fiscale di magazzino
Voci correlate
Anagrafica articoli
Configurazione
Gestione documenti
Gestione lotti
Gestione matricole
Gestione ordini
Gestione taglie
Gestione ubicazioni
Gruppo merceologico
Inventario
Prezzi acquisto/vendita
Tipo documento
Valorizzazione di magazzino
Schede articoli
